Armazenamento eficaz de documentos
em terminais de classe "A"
Oferecemos apenas armazenamento altamente eficiente e seguro para seus documentos em terminais especializados:
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Terminais grandes
As instalações de maior ajuste para a finalidade permitem um armazenamento mais eficiente, devido ao posicionamento mais denso dos documentos. Isso nos permite oferecer aos nossos clientes um armazenamento de documentos altamente eficiente e, portanto, de baixo custo, sem comprometer a qualidade
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Preservação de documentos
A segurança dos documentos é garantida por rígidos padrões de condições de temperatura e umidade e sistema de prevenção de incêndio de acordo com os requisitos de arquivamento de documentos.
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Perímetro terminal fechado
O perímetro fechado das instalações, com segurança e videovigilância 24 horas por dia, proporciona total controle de segurança. O acesso à área de armazenamento de documentos é estritamente limitado por rígidos procedimentos de segurança.
Controle total sobre a movimentação de documentos em todas as fases
Com nosso próprio software RM-Keeper ™, controlamos e rastreamos totalmente a movimentação de documentos. Registramos as unidades de movimentação (caixas, pastas, documentos) ao longo de toda a cadeia de movimentação: desde o momento da coleta do cliente até a colocação para armazenamento de longo prazo em um rack. A cadeia inclui todas as etapas do movimento: veículos de entrega, funcionários, zonas de trânsito.
Fornecimento de uma conta pessoal para os funcionários do cliente
Nossos clientes têm acesso ao nosso aplicativo da web do sistema RM-Keeper ™, onde podem interagir diretamente com as operações durante a operação do arquivo. Isso elimina a necessidade de meios de comunicação desatualizados por e-mail ou telefone.
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Nossos clientes podem solicitar o serviço ou documento necessário em poucos cliques diretamente através do sistema
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Todos os documentos enviados e sua movimentação e status podem ser visualizados no sistema, rastreando a localização atual online
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Capacidade de pesquisar documentos e formar pedidos para vários tipos de operações com eles: entrega, remoção, pedido de cópias digitalizadas e muito mais
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Todas as informações estão sempre disponíveis com a capacidade de gerar relatórios analíticos adicionais
Vantagens:
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Ausência de quaisquer despesas de capital para a compra de equipamentos e organização do arquivo
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Controle total sobre o ciclo de vida do armazenamento de documentos: desde a colocação para armazenamento em arquivo até a destruição
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Melhores práticas para organizar processos de armazenamento
Nossos clientes
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Monte Rodovias
O grupo empresarial possui concessões pelo Brasil, as concessões foram adquiridas de terceiros gerando um rápido crescimento, com desafios de assumir a operação e toda obrigação perante os clientes, prefeituras e agências regulatórias. O acervo de informações físicas e digitais foram recebidos e rapidamente com a contratação da ILS Brasil o cliente conseguiu avaliar os documentos recebidos, inclusive o acervo digital. A ILS Brasil realizou a publicação do acervo digital em sua plataforma e aplicou uma tecnologia que permite a pesquisa por informações estruturadas e pelo conteúdo do documento, tornando mais simples as pesquisas de informações importantes para atender os requisitos de negócio do grupo. -
SMPV
Necessidade: fornecedor para realizar a retirada de pasta de contratos, fazer a digitalização, publicar em uma plataforma em nuvem para consulta, armazenar os contratos originais e apoiar a iniciativa de tornar a empresa mais sustentável e digital. Substituindo os novos contratos por contratos digitais assinados de forma eletrônica, sem papel e permitindo agilidade na prestação de serviços em todo o território brasileiro. Inclusive a ILS forneceu um certificado “verde”, uma declaração sócio ambiental que é utilizada pela empresa em processos de concorrência. Encontrou na ILS Brasil uma empresa que conseguiu atender as necessidades mais básicas, como armazenamento físico e digital de documentos, como um parceiro para inovar e transformar a forma da SMPV fazer negócios. -
Danone
Trabalhamos com a ILS por anos, implementando um grande número de projetos para otimizar o processamento de documentos do nosso BackOffice. Armazenar documentos digitais e físicos, integração na entrada dos documentos, um repositório único e centralizado para armazenar documentos de diferentes origens e locais – todas as soluções tem apresentado alta confiabilidade e eficiência.
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Decatlhon
Para aumentar nossa eficiência operacional, decidimos pela centralização dos serviços de pagamento e contabilidade e não mantendo auxiliares nas lojas, somente os gerentes assinam as notas dos fornecedores locais. Com essa decisão, começamos com problemas de atrasos nos pagamentos, uma vez que os documentos originais das lojas precisavam ser coletados e levados para o escritório central, sem controle desse fluxo.
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BCD
Nosso serviço exige a necessidade de apresentar Relatórios detalhados das contas de nossos clientes e documentos de comprovação. Para elaboração desses relatórios é necessário controlar um volume grande de documentos e capturar informações de notas fiscais. A ILS fornece soluções de captura e processamento dos nossos documentos e ficamos focados no relacionamento com o cliente.
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SOK
Com a implantação da solução docuForce da ILS, convertemos documentos de movimentação de numerário de nossas lojas em um formulário eletrônico. Controlamos todas as operações de entrada e saídas de numerário, todas são transações com documentos eletrônicas com assinatura digital. Reduzimos significante os custos e o risco.
