Processamento de Notas Fiscais

Gerenciamento de processos

Existem muitas deficiências nos processos de aquisição, aprovação, entrega e pagamento manuais ou configurados de forma inadequada. Mesmo as pequenas organizações enfrentam um volume significativo de papel e informações recebidos, longo ciclo de aprovação, pagamentos atrasados, fluxo de trabalho ineficaz com fornecedores, controle de orçamento deficiente. O gerenciamento de processos no modo manual leva a um aumento no número de funcionários que atendem ao negócio. Em muitas empresas é muito comum adquirir dois ou mais programas para solução de problemas de processamento, coordenação de pedidos e pagamentos. Receber e processar documentos de várias fontes também complica o gerenciamento do processo. Com isso, o bloqueio financeiro funciona com eficiência reduzida e os riscos financeiros aparecem. Oferecemos uma solução que visa otimizar o processo com o mínimo envolvimento de pessoal, o que permitirá utilizar de forma mais eficiente os recursos dos departamentos financeiro e afins. Se a empresa automatizar todas as etapas do processo de compra, obterá valor tangível da eficiência. O Processamento de Nota fiscal é uma solução baseada em um conjunto de serviços SaaS (Software As a Service), em total conformidade com os requisitos de segurança, normas contábeis, os processos são construídos de acordo com os requisitos internacionais de auditoria para o processo de compras.

O processamento de nota fiscal
da ILS Brasil permite que você:

Encurte a duração do processo de compra

Com a ajuda da solução, você pode transferir o ciclo inteiro para uma plataforma automatizada em poucos dias. Todos os pedidos de compra, suprimentos e ordens de pagamento serão agregados em um só lugar.
Construa um fluxo de documentos eletrônicos e se livre do papel tanto quanto possível

Otimizamos o manuseio do papel recebido por meio de digitalização e processamento centralizados. Documentos eletrônicos recebidos pela empresa de várias fontes também vão diretamente para o sistema, um usuário pode trabalhar com eles como com documentos comuns e assinar com a assinatura eletrônica.
Otimize as funções de contabilidade de funcionários

Os documentos recebidos são automaticamente reconhecidos, combinado com a compra acordada, entrega ou orçamento. Depois disso, automaticamente ou com participação mínima do contador, transações são geradas para o sistema da contabilidade, registros de pagamentos. Funções de reconhecimento embutidas que minimizam a entrada manual.
Gerencie o capital de giro

Os gerentes costumam se deparar com essa situação quando as nota fiscal de pagamento são perdidas, atrasos ocorrem, e a empresa é obrigada a pagar multas. Com a ajuda do processamento de nota fiscal, documentos não serão perdidos, o que permitirá que você use descontos para pagamentos antecipados ou para otimizar o capital de giro em negócios até tarde pagamentos.
Tenha o controle
do orçamento

Processamento de nota fiscal permitirá que você aumente o controle sobre seu orçamento com configurações simples para rastrear limites por item de linha e proprietário do orçamento.

Funcionalidades chaves:

Etapas de processamento

Aprovação de documentos
Elaboração e aprovação de pedidos de compras, confirmação de entrega e pagamento em meio eletrônico.
Se a compra for permanente, existe a possibilidade de acertar um orçamento de compra mensal
Fácil configuração de rotas de aprovação, limites de compra por item de custo e proprietário do orçamento
Comparação automática de documentos recebidos com pedidos de compra aprovados, planejamento de rota automática em caso de compra inconsistente / parcialmente acordada, detecção automática do iniciador
Criação de um ponto único para processamento de entrada em papel e documentos eletrônicos recebidos de outras fontes, os documentos eletrônicos são assinados por assinatura eletrônica diretamente do sistema
Sincronização com sistemas de contabilidade (upload de documentos para sistemas de contabilidade)
Garantir o trabalho do usuário em um "ambiente familiar": uma janela do navegador da Internet
Suporte para trabalho em dispositivos móveis, bem como a capacidade conveniente de "digitalizar" e criar um documento usando a fotografia com um telefone celular
Um modelo simples para gerenciar as configurações e direitos do usuário permite que você configure o sistema de forma rápida e flexível

Gerenciamento de processos

O Processamento de Nota fiscal é uma solução baseada em nossa plataforma em nuvem docuForce que permite organizar de forma eficiente os processos de compra e pagamento. O trabalho eficaz do departamento financeiro é impossível sem processos devidamente organizados para processar os documentos recebidos. Nossa solução inovadora e leve, com elementos de tecnologias de inteligência artificial, permitirá em questão de dias elevar a eficiência dos processos existentes a um nível completamente novo. Existem muitas deficiências nos processos de aquisição, aprovação, entrega e pagamento manuais ou configurados de forma inadequada. Mesmo as pequenas organizações enfrentam um volume significativo de papel e informações recebidos, longo ciclo de aprovação, pagamentos atrasados, fluxo de trabalho ineficaz com fornecedores, controle de orçamento deficiente. O gerenciamento de processos no modo manual leva a um aumento no número de funcionários que atendem ao negócio. Em muitas empresas é muito comum adquirir dois ou mais programas para solução de problemas de processamento, coordenação de pedidos e pagamentos. Receber e processar documentos de várias fontes também complica o gerenciamento do processo. Com isso, o bloqueio financeiro funciona com eficiência reduzida e os riscos financeiros aparecem. Oferecemos uma solução que visa otimizar o processo com o mínimo envolvimento de pessoal, o que permitirá utilizar de forma mais eficiente os recursos dos departamentos financeiro e afins. Se a empresa automatizar todas as etapas do processo de compra, obterá valor tangível da eficiência. O Processamento de Nota fiscal é uma solução baseada em um conjunto de serviços SaaS (Software As a Service), em total conformidade com os requisitos de segurança, regulamentações contábeis, os processos são construídos de acordo com os requisitos de auditoria internacional para o diagrama de processos de negócios automatizados Para a otimização completa dos processos, o sistema de digitalização e reconhecimento de documentos SmartScan é conectado como uma fonte de dados. É um sistema de processamento de streaming, reconhecimento de documentos e arquivamento eletrônico. armazenamento, para empresas com grande volume de documentos em papel. As fontes de dados são usadas para coletar documentos no sistema e consolidar na entrega. Pode haver várias fontes de dados - varreduras, e-mails, sistemas de nossos parceiros, fotos usando um aplicativo móvel.

Processo de aquisição.

Vantagens:

Velocidade de implementação

Curto ciclo de implementação: de uma semana. O sistema não precisa ser instalado/implementado/mantido: tudo está pronto diretamente como serviço em nuvem.
Escalabilidade

Uma plataforma moderna e tecnológica torna possível conectar todos os funcionários que trabalham remotamente com o sistema.
Conveniência

Todos os processos são construídos no sistema de forma logica e transparente. Com uma interface amigável e “intuitiva” para o usuário.
Fluxo de caixa e controle de orçamento

Usando o sistema, você pode rastrear não apenas o processo de aquisição, mas também gerenciar o capital de giro e controlar os fluxos de caixa.
Unificação do processo de aquisição

Uso de padrões uniformes para todos os itens do orçamento de um departamento.
Armazenamento centralizado de todos os documentos

Criação de um único espaço de informação para todas as divisões da empresa.
Flexibilidade

O sistema pode ser customizado de acordo com a necessidade do cliente

Consultando serviços

Especialistas altamente qualificados da ILS Brasil realizam a implementação do Processamento de Nota fiscal o mais rápido possível e dentro do orçamento estabelecido. Além da implementação do sistema, a ILS fornece serviços de consultoria, expertise de processos de negócios existentes, suporte técnico e treinamento de pessoal.

Nossos clientes

Monte Rodovias

O grupo empresarial possui concessões pelo Brasil, as concessões foram adquiridas de terceiros gerando um rápido crescimento, com desafios de assumir a operação e toda obrigação perante os clientes, prefeituras e agências regulatórias. O acervo de informações físicas e digitais foram recebidos e rapidamente com a contratação da ILS Brasil o cliente conseguiu avaliar os documentos recebidos, inclusive o acervo digital. A ILS Brasil realizou a publicação do acervo digital em sua plataforma e aplicou uma tecnologia que permite a pesquisa por informações estruturadas e pelo conteúdo do documento, tornando mais simples as pesquisas de informações importantes para atender os requisitos de negócio do grupo.
SMPV

Necessidade: fornecedor para realizar a retirada de pasta de contratos, fazer a digitalização, publicar em uma plataforma em nuvem para consulta, armazenar os contratos originais e apoiar a iniciativa de tornar a empresa mais sustentável e digital. Substituindo os novos contratos por contratos digitais assinados de forma eletrônica, sem papel e permitindo agilidade na prestação de serviços em todo o território brasileiro. Inclusive a ILS forneceu um certificado “verde”, uma declaração sócio ambiental que é utilizada pela empresa em processos de concorrência. Encontrou na ILS Brasil uma empresa que conseguiu atender as necessidades mais básicas, como armazenamento físico e digital de documentos, como um parceiro para inovar e transformar a forma da SMPV fazer negócios.
Danone

Trabalhamos com a ILS por anos, implementando um grande número de projetos para otimizar o processamento de documentos do nosso BackOffice. Armazenar documentos digitais e físicos, integração na entrada dos documentos, um repositório único e centralizado para armazenar documentos de diferentes origens e locais – todas as soluções tem apresentado alta confiabilidade e eficiência.
Decatlhon

Para aumentar nossa eficiência operacional, decidimos pela centralização dos serviços de pagamento e contabilidade e não mantendo auxiliares nas lojas, somente os gerentes assinam as notas dos fornecedores locais. Com essa decisão, começamos com problemas de atrasos nos pagamentos, uma vez que os documentos originais das lojas precisavam ser coletados e levados para o escritório central, sem controle desse fluxo.
BCD

Nosso serviço exige a necessidade de apresentar Relatórios detalhados das contas de nossos clientes e documentos de comprovação. Para elaboração desses relatórios é necessário controlar um volume grande de documentos e capturar informações de notas fiscais. A ILS fornece soluções de captura e processamento dos nossos documentos e ficamos focados no relacionamento com o cliente.
SOK

Com a implantação da solução docuForce da ILS, convertemos documentos de movimentação de numerário de nossas lojas em um formulário eletrônico. Controlamos todas as operações de entrada e saídas de numerário, todas são transações com documentos eletrônicas com assinatura digital. Reduzimos significante os custos e o risco.