O arquivo de documentos originais é um ativo importante de qualquer empresa. É necessário trabalhar com ele de forma eficaz, cumprir os requisitos legais e garantir um armazenamento seguro. A perda de documentos geralmente leva a perdas diretas e indiretas. A organização correta dos processos de arquivamento pode ser cara e o armazenamento de documentos em escritórios acarreta custos adicionais de aluguel. Transferir documentos para armazenamento externo e terceirizar funções de gerenciamento de arquivos é uma tendência moderna que pode reduzir significativamente os custos totais de manutenção de um arquivo, proporcionando custos transparentes e melhorando a qualidade dos processos nas operações de muitas empresas. Oferecemos as melhores práticas e tecnologias para o gerenciamento de arquivos de documentos. Ao terceirizar para a ILS Brasil, você tem a certeza de que receberá a melhor qualidade e tecnologia disponível no mercado.
Armazenamento eficaz de documentos em terminais de classe "A"
Oferecemos apenas armazenamento altamente eficiente e seguro para seus documentos em terminais especializados:
Terminais grandes
As instalações de maior ajuste para a finalidade permitem um armazenamento mais eficiente, devido ao posicionamento mais denso dos documentos. Isso nos permite oferecer aos nossos clientes um armazenamento de documentos altamente eficiente e, portanto, de baixo custo, sem comprometer a qualidade
Preservação de documentos
A segurança dos documentos é garantida por rígidos padrões de condições de temperatura e umidade e sistema de prevenção de incêndio de acordo com os requisitos de arquivamento de documentos.
Perímetro terminal fechado
O perímetro fechado das instalações, com segurança e videovigilância 24 horas por dia, proporciona total controle de segurança. O acesso à área de armazenamento de documentos é estritamente limitado por rígidos procedimentos de segurança.
Controle total sobre a movimentação de documentos em todas as fases
Com nosso próprio software RM-Keeper ™, controlamos e rastreamos totalmente a movimentação de documentos. Registramos as unidades de movimentação (caixas, pastas, documentos) ao longo de toda a cadeia de movimentação: desde o momento da coleta do cliente até a colocação para armazenamento de longo prazo em um rack. A cadeia inclui todas as etapas do movimento: veículos de entrega, funcionários, zonas de trânsito.
Fornecimento de uma conta pessoal para os funcionários do cliente
Nossos clientes têm acesso ao nosso aplicativo da web do sistema RM-Keeper ™, onde podem interagir diretamente com as operações durante a operação do arquivo. Isso elimina a necessidade de meios de comunicação desatualizados por e-mail ou telefone.
Nossos clientes podem solicitar o serviço ou documento necessário em poucos cliques diretamente através do sistema
Todos os documentos enviados e sua movimentação e status podem ser visualizados no sistema, rastreando a localização atual online
Capacidade de pesquisar documentos e formar pedidos para vários tipos de operações com eles: entrega, remoção, pedido de cópias digitalizadas e muito mais
Todas as informações estão sempre disponíveis com a capacidade de gerar relatórios analíticos adicionais
Vantagens
Ausência de quaisquer despesas de capital para a compra de equipamentos e organização do arquivo
Controle total sobre o ciclo de vida do armazenamento de documentos: desde a colocação para armazenamento em arquivo até a destruição
Melhores práticas para organizar processos de armazenamento
Nossas Soluções
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Armazenamento de Documentos
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